A compter d'avril 2017 au plus tard, les factures établies ou reçues sur support papier pourront être numérisées en vue de leur conservation ou archivage.
1. Actuellement, les livres, registres, documents comptables et pièces justificatives des opérations effectuées par les assujettis à la TVA, et sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration, doivent être conservés pendant six ans dans les conditions prévues par l'article L 102 B, I du LPF. Les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit à déduction de la TVA (factures, notamment) doivent ainsi être conservées pendant ce délai, sous leur forme d'origine (CGI art. 286, I-3o -al. 3). La conservation des documents et factures établis ou reçus sur support informatique (factures électroniques, comptabilité informatisée, etc.) doit donc être effectuée dans leur forme originale, dans les délais et conditions suivantes : sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de reprise de l'administration (soit trois ans) ; sur tout support au choix de l'entreprise pendant les trois années suivantes. Aucune dérogation n'est en revanche prévue pour les documents et factures établis ou reçus sur support papier, lesquels doivent être conservés sous cette forme pendant six ans.
L'archivage des pièces justificatives (copies de lettres par exemple), autres que les factures, est toutefois possible sur tout support. Il en est de même pour les documents comptables facultatifs (livre de caisse, livre d'achats, etc.).
2.Pour mémoire : selon l'administration, les factures initialement créées sur support papier puis numérisées (fichier PDF par exemple), envoyées et reçues par courrier électronique ne constituent pas en principe des factures électroniques mais des factures papier. Elles doivent dès lors être obligatoirement conservées sous leur forme papier. Il en est de même des factures conçues sous forme électronique qui sont envoyées et reçues sous format papier, leur numérisation aux fins d'archivage sous forme électronique par le destinataire de la facture ne permettant pas de satisfaire à la condition d'origine au sens de l'article 286 du CGI (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 nos 90 s.).
A notre avis : cette position administrative n'est pas en phase avec les dispositions de l'article 217 de la directive TVA (transposé en droit interne par l'article 289, VI du CGI) qui définissent la « facture électronique » comme étant celle qui a été émise et reçue sous une forme électronique, quelle qu'elle soit (sans exiger qu'elle soit également créée sous forme électronique). Le refus de l'administration fiscale de considérer un fichier PDF comme une facture électronique nous paraît également peu compatible avec l'obligation faite aux entreprises, à compter du 1er janvier 2017, dans leurs relations contractuelles avec les administrations publiques, de transmettre leurs factures sous forme électronique via le portail « Chorus Pro » (voir La Quotidienne du 19 décembre 2016), lequel propose un « mode portail » qui accepte les factures en format PDF.
3. L’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 assouplit les modalités de conservation des documents comptables et des pièces et factures justificatives établis ou reçus sur support papier, qui peuvent désormais être conservés pendant le délai de six ans prévu par l’article L 102 B, I du LPF, au choix de l’entreprise, sur support informatique ou sur support papier. Les entreprises pourront ainsi, pour conserver ces documents et factures, numériser immédiatement les documents qu’ils établissent ou reçoivent sous forme papier.
Les modalités de numérisation des factures papier permettant de garantir leur authenticité et leur intégrité seront définies par arrêté.
Pour mémoire : la loi de finances pour 2015 avait déjà accordé un assouplissement pour la conservation des documents constitutifs de la piste d’audit fiable des factures visés à l’article 289, VII-1o du CGI, lesquels peuvent, depuis le 1er janvier 2016, être conservés pendant six ans sur support papier ou informatique, quelle que soit leur forme originale.
4. Le présent article assouplit également les modalités de stockage des factures et supprime à cet effet l’obligation de stocker les factures sous leur forme originelle, papier ou électronique, sous laquelle elles ont été transmises ou mises à disposition. Les factures papier pourront donc également être numérisées aux fins d’archivage.
5. La présente mesure entre en vigueur à la date de publication de l’arrêté susvisé et au plus tard le 31 mars 2017.
Loi 2016-1918 du 29-12-2016 art. 16
© Editions Francis Lefebvre - La Quotidienne