LE CONTRÔLE DE GESTION

Le métier du contrôleur de gestion n'est pas simplement de "contrôler"

mais de participer à la bonne marche de l'entreprise grâce à la conception et l'exploitation d'outils performants.

Définition du contrôle de gestion

Il est le garant de la bonne santé de la structure en s'assurant que les ressources sont employées efficacement.

Il intervient également pour fournir les outils qui vont servir aux décideurs pour suivre l'impact de leurs actions. Celles-ci résultant de décisions de portées stratégiques et tactiques.

Dans de nombreuses entreprises, il est en charge du management du système de pilotage avec la prise en charge des tableaux de bord destinés à la direction et aux responsables opérationnels. Champion de la comptabilité analytique et de l'analyse des coûts, ce professionnel présente une expertise pointue en analyse comptable. Il assume également la responsabilité de l'élaboration des budgets.

Généralement présent dans les moyennes et grandes entreprises, ce métier prend également tout son sens dans des structures plus petites (voir article d'Acting).

Les missions du contrôleur de gestion

Elles comprennent principalement :

l'élaboration des budgets

 la mise en place de la procédure de gestion et des règles opératoires

le suivi des résultats

le choix des indicateurs clés des tableaux de bord

la production et la diffusion des outils de pilotage

Globalement cette fonction agit à 2 niveaux : efficacité et efficience

- Efficacité, en influençant l'entreprise à exploiter ses activités en cohérence avec les objectifs fixés

- Efficience, en utilisant les moyens disponibles de la manière la plus productive 

Qu'est ce qu'un budget ?

Prévisionnel de ventes, budget d'achats, de dépenses, de financement...Ils tracent de façon prévisionnelle l'activité de l'entreprise.

Ils sont regroupés dans le budget de trésorerie qui centralise l'ensemble des recettes et des dépenses auxquelles l'entreprise aura à faire face. L'entité possède ainsi une projection à court terme de son activité traduite de manière financière. Elle peut apprécier son efficacité et identifier un périmètre financier pour chaque service.

Autre utilité : ils viennent en support pour la phase de planification prévisionnelle du business plan.

Différences entre le budget prévisionnel et le plan de trésorerie

La finalité est tout autre. Le budget sert à établir la liste des charges et des produits générés sur un exercice, et les bénéfices résultants. L'objectif est de piloter l'activité, anticiper les risques, prendre des décisions stratégiques.

Le plan de trésorerie, quant à lui, sert à prévoir/gérer les entrées et sorties d'argent. Ces flux sont tributaires des décalages de paiement des clients, de vos pratiques de règlement des fournisseurs, des organismes sociaux, etc. L'objectif est de maintenir un solde de trésorerie optimum (proche de 0) en plaçant l'excédent ou bien en mobilisant des financements à court terme en cas d'insuffisance. 

Les limites du processus budgétaire

Une démarche qui est de plus en plus souvent critiquée, car elle génère beaucoup de lourdeur organisationnelle. De plus, elle confère à l'entreprise une certaine rigidité.

En effet, pendant l'exercice, la saisie de nouvelle opportunité peut être entravée par une budgétisation prévisionnelle trop stricte. Il existe des solutions comme par exemple prévoir une enveloppe pour des actions non prévues.

Une marque de prudence ou d'optimisme... Selon les services qui vont rendre leur copie, l'approche des chiffres est différente. La direction commerciale a tendance à aller vers des prévisionnels optimistes tandis que les services financiers et comptables font preuve de plus de mesure et de prudence dans leurs estimations. Quoi qu'il en soi, le dirigeant est là pour trouver un équilibre entre ambition et réalisme en choisissant des objectifs pertinentes bâti sur des hypothèses cohérentes.

Qui élabore les budgets ?

Le contrôleur de gestion est un acteur important pour le bon déroulement du processus budgétaire.  Il participe à l'élaboration des budgets et en assure le suivi durant la période d'exploitation retenu. (généralement un an, mais quelque fois plus).

Le processus budgétaire implique tous les chefs de services. Ils sont garant des prévisions d'activité et de charges qu'ils remettent au contrôleur de gestion.

Comment établir un budget prévisionnel ?

Pour simplifier, tout démarre de la prévision des ventes qui calibre la volumétrie de l'activité à venir. La production utilise cette donnée d'entrée pour estimer les quantités à produire, les charges afférentes et les moyens nécessaires. La logistique, pour la gestion des stocks, définit sa politique de stockage et un plan d'investissement prévoie le financement des moyens. Les autres budgets découlent de ces postes principaux.

Ce processus de budgétisation en cascade se termine par l'élaboration du budget de trésorerie. L'entreprise peut alors vérifier si elle peut faire face sereinement à ses échéances financières. 

La compétition et les crises économiques obligent les entreprises à maîtriser parfaitement leurs coûts. Derrière cet impératif se cache en vérité le verbe "diminuer". Oui améliorer sa compétitivité passe génialement par des réductions constantes de charges.

Et là il convient d'être prudent. Des économies apparentes peuvent se transformer en pertes sèches à plus ou moins long terme. C'est le cas lorsque la conjoncture oblige à se séparer d'une partie de son personnel. Le risque est de voir partir un savoir-faire unique. Il convient de bien peser ses décisions sur un horizon dépassant la simple préoccupation du moment.

De nombreuses pistes sont possibles pour réduire la facture. Et c'est souvent du côté des achats que la plupart des économies sont réalisées : mise en concurrence accrue des fournisseurs, recherche de nouvelles sources d'approvisionnement, etc. Là aussi attention aux décisions hâtives en cédant aux sirènes du moins-disant...

Des idées complémentaires pour réduire ses coûts

D'autres leviers sont également à explorer. Notamment du côté de l'organisation du travail. Des gains de productivité peuvent être très significatifs avec un impact sur le coût de la main d'oeuvre.

La budgétisation est un processus clé dans la vie de l'entreprise. C'est le moment où les décisions stratégiques et opérationnelles sont mises au diapason.

Le processus est codifié et répond à des procédures bien rodées. La dernière étape va consister à établir le budget de trésorerie. Il a pour fonction de s'assurer que les décaissements sont bien couverts par les encaissements et que les excédents restent raisonnables.

Un point important est que l'on parle bien d'entrée et de sorties d'argent. En conséquence ce prévisionnel tient compte des décalages qu'il peut exister avec les autres budgets, notamment celui des ventes et des achats à cause des délais de règlement accordé aux clients et ceux négociés avec les fournisseurs.

La budgétisation de la TVA est généralement réalisée à part du fait des règles particulières qui régient cette taxe. Seuls les montants de TVA à décaisser sont repris dans le tableau de trésorerie générale.

Une fois établit l'entreprise peut planifier le recours, si nécessaire, à des financements complémentaires pour faire face à un ou plusieurs déficits prévus durant l'exercice. Une alternative consiste à renégocier les conditions de paiement avec ses clients et ses fournisseurs. Comme pour les autres budgets, au cours de l'année, le contrôle de gestion suit les écarts qu'il pourrait exister entre le prévisionnel et le réalisé.

La gestion des dépenses de vos collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle mérite une attention particulière pour maîtriser les coûts et éviter les dérapages.

Une bonne gestion des notes de frais est un investissement rentable au regard des enjeux :

Economie budgétaire : maîtriser ces coûts facilite l'identification de dérapages et met en relief des sources d'économie non négligeables.

Simplicité de fonctionnement : pour réduire un travail administratif et par là même, améliorer la productivité des collaborateurs : ceux qui ont des notes de frais à se faire rembourser et les contrôleurs de gestion. En effet, les salariés concernés doivent être au minimum impactés dans l’exécution de leurs tâches inscrites dans leur cœur de métier.

Satisfaction des employés : des règles claires, des montants identifiés, etc.  évitent toute discussion et donc un mécontentement des personnes. Toute imprécision peut être générateur de réclamations et discussions stériles sans valeur ajoutée pour l'entreprise. La rigueur est donc de mise pour agir préventivement. De plus, les salariés attendent un remboursement en temps et en heure de leurs dépenses professionnelle.

Comment maîtriser au mieux les processus de gestion ?

Il existe plusieurs solutions pour s'assurer que les méthodes mises en oeuvre sont notamment conformes aux dispositions légales, aux normes en vigueur, aux instructions données par la direction générale : le contrôle et l'audit interne.

Quelles différences entre les 2 ? Le premier mobilise des ressources propres à l'entreprise pour mener les investigations, alors que le second, une profession normée, fait appel à un oeil extérieur et indépendant.