EXTERNALISEZ VOTRE SERVICE DE LA PAIE !

On croit souvent que l’externalisation de la paie est réservée aux multinationales. Les TPE ont déjà pris l’habitude de sous-traiter leurs paies.

Seules les PME restent réticentes à cette solution.

Pourtant, elle présente pour elles les mêmes avantages : une paie juste, livrée en temps et en heure à un coût maitrisé et en toute sécurité.

10 Bonnes raisons d'externaliser la paie

 

1)      Simplicité – Un accès facile vers une interface sécurisé

Le traitement de la paie en interne implique un logiciel de paie, une formation du personnel, des mises à jour et des sauvegardes des données. En choisissant l’externalisation paye, vous bénéficiez d’un outil de travai disponible à tout moment qui ne nécessite pas d’installation logicielle ou matérielle. Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés.

2)      Fiabilité – Le gestionnaire de paye une main d’œuvre rare et chère

Un bon gestionnaire de paye est une ressource rare. Suivant votre bassin d’emploi, il peut être très difficile à recruter et à fidéliser. L’externalisation de la paie permet de déléguer ces contraintes à votre prestataire.

3)      Disponibilité – Une sécurisation des process

Quand la paye dépend d’une seule personne, que se passe-t-il si cette dernière tombe malade ou décide de quitter l’entreprise ? L’externalisation vers une vraie « usine de paie » a parmi ses avantages le travail en équipe ce qui vous garantit un suivi et  un interlocuteur à votre écoute à tout moment.

4)      Réactivité – Des déclarations sociales faites en temps et en heure

Le calcul et l’édition de fiche de paye n’est pas la seule activité incombant au service paye. Il a aussi pour charge d’établir régulièrement des déclarations sociales aux organismes collecteurs de charges (DUCS, DADS). Ces procédures sont fastidieuses et nécessitent parfois des allers-retours avec l’administration pour s’assurer de la conformité des documents. De plus, une soumission trop tardive entraîne une sanction pécuniaire. Vous pouvez vous en prémunir grâce à l’externalisation du déclaratif.

5)      Professionnalisme – Des paies justes établies par des experts

Avec le Brésil, la France a la paie la plus complexe du monde. Le nombre de lignes présent sur les bulletins en témoigne. Les taux des charges sociales et les conventions collectives évoluent régulièrement. En externalisant, vous confiez votre paye à des spécialistes dont l’expérience garantit une juste interprétation et application des nouvelles réglementations.

6)      Conformité – Cadre juridique strictement suivi et respecté

Le suivi de la loi s’avère fastidieux et coûteux.  Les gestionnaires, personnel qualifié, spécialistes de la paie assurent pour vous une veille permanente de toutes les évolutions légales et conventionnelles. Les documents produits sont en conformité avec la loi en vigueur.

7)      Rentabilité – Vous vous consacrez à votre cœur de métier

Le coût d’un bulletin de paye ne se réduit pas au salaire du gestionnaire de paye divisé par le nombre de bulletins traité. Il faut aussi prendre en compte le prix de la solution informatique choisie, les frais de recrutement, l’éventuel backup en cas d’absence, la formation, le coût d’éventuelles pénalités financières. Il n’est pas rare qu’en prenant en compte tous ces facteurs, l’externalisation de la paye permette  une économie de 20 à 30%. Ce gain est possible grâce aux économies d’échelle faites par le prestataire qui propose les services d’une véritable « usine de paye ».

8)      Efficacité – Un recentrage sur les RH à valeur ajoutée

Pour les services Ressources Humaines, la paye est une tâche ennuyeuse et compliquée et parfois risquée. Elle les détourne de leur cœur de métier, la gestion du capital humain. En externalisant la paye, les RH se dégagent du temps à consacrer au recrutement, aux entretiens et à la formation pour développer une vraie stratégie et aider l’entreprise à avoir le bon salarié au bon poste au bon moment et dans les meilleures dispositions.

9)      Confidentialité – Les salaires à la discrétion de votre gestionnaire

Dans les petites et moyennes entreprises, il est parfois délicat pour la personne en charge des payes de connaitre exactement le salaire de ses collègues. Sa déontologie personnelle peut entrer en conflit avec la stratégie de l’entreprise. L’externalisation paye réduit ce malaise, les gestionnaires n’ayant pas d’intérêts au sein de votre entreprise.

10)  Des coûts maîtrisés – Variabilité en fonction du nombre de salariés

La majorité des prestataires basent leur prix sur le nombre de fiches de paye à émettre ce qui donne une vision simple du coût réel. Grâce à l’externalisation paye, vous maîtrise votre budget  sur une année car les coûts aléatoires liés à la formation du personnel, au renouvellement matériel et progiciel de paye sont supprimés.

Les options possibles

 

Il existe trois principales options de gestion de paie :

l'externalisation de la paie auprès d'un spécialiste ;

la gestion en interne en achetant un logiciel de paie ;

une solution intermédiaire, la paye en ligne via Internet.

Externalisation de la paie : définition

L'entreprise confie à un prestataire spécialisé et extérieur à l'entreprise, l'intégralité de la gestion de sa paie pour ne plus se soucier de l'émission des bulletins de paie et des différentes formalités, comme :

les déclarations sociales ;

la gestion des contrats de travail ;

la formation ou autres.

De ce fait, la société se décharge du traitement des salaires et transmet régulièrement les éléments de paie de chaque employé en y incluant les parties variables au prestataire. Ce dernier prend en charge les formalités déclaratives, administratives et l'édition des bulletins de paie.

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Pourquoi externaliser la paie ?

Le choix de faire appel à l'externalisation de la paie peut avoir plusieurs raisons :

la structure et la taille de l'entreprise ;

l'absence de personne compétente ou n'ayant pas l'expertise nécessaire à la gestion de la paie ;

le coût de l'externalisation qui peut s'avérer avantageux.

Fonctionnement de l'externalisation de la paie

Vous ne vous occupez de rien : un prestataire externe assure à votre place la gestion de paie des salariés avec les données que vous lui transmettez tous les mois.

C'est très simple :

Vous communiquez chaque mois vos variables par mail ou par fax (nombre de jours de vacances, changement de salaires, absences justifiée au non, nombre de tickets restaurant, évolution tarif carte orange...).

Puis votre prestataire en externalisation de paie vous envoie sous 24 à 48 h vos différents éléments de paie par courrier, par coursier ou par mail sous format PDF.

Vous n'avez plus qu'à les imprimer et procéder au paiement par virement ou chèque.

Le prestataire prend en charge les différentes formalités, déclarations et calculs de charges :

Les bulletin de paie et livres de paie.

Les déclarations sociales à toutes les caisses (DUCS).

L'état résumé des cotisations et des réductions, les états relatifs au départ d'un salarié (solde de tout compte, certificat de travail, attestation pôle emploi, à la maladie, accident de travail et maternité, les écritures comptables, les états des virements et les états de fin d'année.

Les déclarations Urssaf, Pôle emploi (ex Assedic), taxe apprentissage, formation...

 

Prix de l'externalisation de la paie

Externaliser la paie peut être une solution économique, notamment si vous avez moins de 25 salariés.

En effet, 25 bulletins à 20€  = 500 € par mois, c'est moins que ce que vous coûterait un salarié, même à temps partiel pour faire la paie.

Le prix par bulletin est inférieur pour une solution en ASP (paye en ligne), mais il convient d'ajouter :

les coûts des déclarations complémentaires ;

et surtout le coût de l'assistance dont vous aurez besoin lors pour gérer les cas complexes : arrêt maladie, etc..

Coût externalisation de paie

Prix

Investissement initial Aucun*

Mise à jour/ Abonnement Aucun

Formation / paramétrage Aucun

Assistance juridique et sociale Incluse

Coût par bulletin et déclarations

15 à 30 € par bulletin.

Le coût par bulletin inclut les déclarations habituelles, parfois vous devrez payer un coût supplémentaire pour certaines prestations comme l'arrivée d'un salarié, une déclaration de maladie...

*Généralement gratuit. Entre 200 et 400 € dans certains cas.

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Avantages de l'externalisation de la paie

Les avantages de l'externalisation sont indéniables.

Des paies systématiquement bonnes et à l'heure

En effet :

Les risques d'erreurs disparaissent totalement ou presque ! L'externalisation de la paie inclut une veille de la législation liée à la paie.

Les prestataires respectent les délais en évitant ainsi les retards vis-à-vis des organismes sociaux qui débouchent souvent sur de lourdes pénalités et optimisent les charges sociales.

Vous ne dépendez pas d'un salarié qui risque de retarder votre paie s'il part en congé ou tombe en arrêt maladie.

Une solution pas nécessairement plus chère

Dans bien des cas, elle revient même moins cher que si vous le faites en interne, et ce pour 2 raisons :

Gain de temps : le temps passé par un de vos salariés qui ne serait pas spécialisé dans la paie risque d'être important et peut finalement coûter cher.

Réduction du risque d'erreurs : les erreurs coûtent cher (oubli de déductions, économies de charge, déclarations tardives engendrant des pénalités..).

De plus, le prestataire engage sa responsabilité en cas d'erreurs suite aux contrôles URSSAF.

 

Aller au plus important

L'externalisation de la paie :

vous permet de recentrer vos moyens sur des activités à plus forte valeur ajoutée ;

libère du temps pour gérer la formation, les entretiens, les relations sociales, etc.

Externalisation de la paie : 2 types de prestataires

Vous pouvez externaliser votre paie auprès :

De votre expert comptable :

Attention : tous les experts comptables n'assurent pas la gestion de la paie.

Les compétences sont variées : votre comptable doit disposer d'une personne expérimentée en gestion de paie et qui se tient au courant de l'évolution de la législation.

D'une société spécialisée en gestion de paie :

Certaines sociétés se sont spécialisées dans la gestion de paie externalisée.

Elles n'assureront pas votre comptabilité.

L'avantage : vous êtes sûr que votre paie sera parfaite et que vous ne raterez pas les dernières exonérations de charges. En effet, ces sociétés suivent de très près l'évolution de la législation

Nos Services

 

Nos outils permettent de gérer tous types de profils de paie.  Notre veille sociale est la garantie que vos fiches de paie soient toujours fiables et conformes à la réglementation en vigueur.

Traitement du bulletin de paie :

Collecte des informations

Paramétrage des données et des fiches de paie

Etablissement du bulletin de salaire (calcul, visualisation, impression)

Gestion des absences, congés payés, RTT et heures supplémentaires

Veille sociale

Sauvegarde électronique de vos fiches de paie

Déclarations sociales :

Déclaration Unique d’Embauche (DUE)

Caisses de Retraite cadres et non cadres

Attestation Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) maladie / maternité

Attestations IJSS AT / MP

Attestations ASSEDIC

Certificat de travail

N4DS (TDS, CRC, CP, BTP, Prévoyance)

Déclaration des mouvements de main - d'oeuvre

Gestion du DIF

Editions :

Journal et livre de paie

Evolution des salariés

Tableaux de bord (Pyramide des âges, ancienneté, effectifs, Tableau récapitulatif des heures, salaires, activités)

Etats des paiements et des cotisations sociales

Fiches individuelles des salariés

Echanges de données :

Transfert des OD de salaires dans le dossier comptable

Consultation et archivage des fiches de paie des salariés (sauvegarde des fiches de paie, accessibles par le web)

Les intérêts d’une paie externalisée

Coût du traitement :

Réduction  de 60 % du coût de revient d’un bulletin de salaire (Fiche de paie à partir de 11€ Ht)

Economie sur l’acquisition ou la mise à jour d’un logiciel de gestion des ressources humaines

Recentrage stratégique sur la fonction RH :

Concentration des moyens sur une gestion productive des ressources humaines (gestion des carrières, des compétences, plan de formation, de communication interne...)

Baisse des risques d’erreurs :

Veille légale, suivi des changements réglementaires

Eviter les retards dans les déclarations

Répondre aux obligations sociales