L'externalisation comptable simplifie l'organisation interne de votre entreprise en vous offrant la flexibilité nécessaire pour vous recentrer sur votre coeur de métier et sur les activités dégageant plus de valeur ajoutée.
Des tâches les plus basiques de saisie comptable jusqu'à l'établissement des comptes annuels, nous vous offrons un service conforme aux normes en vigueur en FRANCE, à MAURICE et aux normes internationales.
Voici les principaux travaux que nous réaliserons pour vous :
Les comptes annuels seront soumis à l’approbation des actionnaires lors de l'assemblée générale annuelle.
L’équipe dédiée à votre projet gère également le dépôt des comptes annuels auprès des différentes autorités et administrations compétentes localement.
La mise en place d’un processus d’externalisation exige une forte implication du management et une démarche de partenariat étroit avec le prestataire lors de à tous les stades
de la mise en oeuvre.
La démarche de délégation comptable se traduit par la désignation d’un responsable projet placé sous la supervision conjointe de la direction comptable financière de l’entreprise et de l’associé du cabinet prestataire.
Le schéma ci-contre détaille les différentes étapes du projet
Analyse de l’existant:
Objectif :
Etablir la cartographie de l’organisation comptable en vigueur
Mode d’Imputation des pièces comptables
Formalisation des circuits actuels de flux de documents (Workflow)
Compréhension des modes de traitements comptables en vigueur: système comptable & de gestion propre à l’entreprise, comptabilité analytique &
budgétaire)
Prise en comptes des contraintes de l’entreprises (clôtures périodiques, délais de reporting, déclarations fiscales, etc)
Analyse des volumes par circuit comptable
– Achat/fournisseur
– Vente/client
– Trésorerie / règlement.
Choix stratégiques délégation des tâches et travaux conservés en interne
L’analyse de l’organisation comptable existante en phase 1 permet de définir les enjeux pour optimiser la qualité, la fréquence et la pertinence des informations
financières.
A l’issue de cette analyse, une réflexion conjointe client/expert-comptable doit s’initier afin de définir précisément la nature des opérations externalisables et celles qui doivent demeurer en interne.
Un cahier des charges matérialise les conclusions à l’issue de cette phase déterminante.
Décision d’externaliser
La décision de sous-traiter donne lieu à la signature d’une lettre de mission définissant les engagements et obligations du prestataire et du client.
5. Mise en place de l'architecture de traitement/ formation
La mise en place de l’architecture de traitement s’articule en quatre phases successives:
Paramétrages des systèmes et interfaces (logiciel OCR, déversements automatiques, etc);
Rédaction des manuels de procédures
Formation du personnel
Mise en oeuvre progressive sur la base de dossiers tests.
Plusieurs options sont possibles :
Par ailleurs, différents choix d’hebergement sont possibles
Deux options
Saisie en direct, via une connexion à distance sécurisée sur l'outil de production de son client
Saisie à distance, envoie des données comptables sur le site (serveur informatique localisé en salle blanche
Un contrôle permanent :
La sécurité :
confidentialité clauses les contrats de travail
Protection du systeme contre les copies
désactivation des ports cd, USB et des impressions
acces réseau restreint
La conformité :
SECURITE
Une fois les outils mis en place , le fonctionnement au quotidien est trés imple.
Il vous suffit de numériser les pièces dont nous ne pouvons pas disposer par nous même en ligne ( relevés bancaires, factures fournisseurs).
Vous vous assurez ainsi par la même d'un classement d'un archivageune et d'une sauvegarde grâce à l'outil GED.
Nous faisons tout le reste.!
Gestion Electronique des Documents Comptables
Nous mettons à votre disposition un outil pour une transmission simple et efficace des pièces comptables. Nous améliorons simplement l'organisation interne des documents avec pour objectif d'alléger la charge de travail liée au classement des documents comptables.
- Mise à disposition d'un Scanner de Production
- Une plateforme dédiée et sécurisée pour le dépôt et la transmission des pièces
Un outil simple d'utilisation, Scan and Send. Il vous suffit d'appuyer sur envoi et vos pièces sont dirigées vers un espace dédié sur nos serveurs. En retour, un accusé de réception est envoyé avec une date estimative de fin de traitement de votre dossier.
- Archivage Electronique: les documents ainsi numérisés peuvent être consultés et stockés après le traitement.
Nos Garanties:
- des procédures d'archivage et d'accès aux données prédéfinies dans un cahier des charges
- une facilité d'accès aux données archivées
- le respect des règles de confidentialité
- la garantie de conservation et de restition des données: restitution en fin de contrat avec possibilité de transfert vers un autre sous-traitant (réversibilité)
- conformité aux normes AFNOR NF Z 42-013, définissant les mesures techniques pour l'enregistrement le stockage et la restitution, le stockage et la restitution des données électroniques
Nos prestations de saisie se font sous la supervision de l'expert-comptable, inscrit à l'Ordre des Experts Comptables
Du personnel hautement qualifié, bac +4, très motivé
Formé aux normes comptables françaises et européennes
Travaillant sous les mêmes fuseaux horaires que Paris
Encadré sur site par un Manager français et une Responsable mauricienne
Piloté depuis Paris par deux managers Expert-Comptables et un responsable informatique (externe).
dispose d’une infrastructure IT et une technologie de pointe :
Connexion en temps réel avec le site de l’entreprise et le site de la plateforme tunisienne :
– Connexion en temps réel voix et image via Skype ;
– Données et logiciels (connexion VPN par accès distant sécurisé IPSEC au serveur client, via TSE) ;
– Gestion personnalisée des accès selon profils hiérarchisés.
Serveurs « 4- Core », dernière génération, en Raid 5,assurant la continuité de l’exploitation.
Trois niveaux de back up :
– Sauvegarde externalisée en salle blanche ;
– Back up local sur périphérique de stockage externe ;
– Deux serveurs système en miroir ;
Deux lignes haut débit (liaisons internet), sur des fournisseurs différents (ISP) avec la FRANCE
Logiciel de reconnaissance OCR spécifique, intégrant une fonction d’assistance à l’imputation comptable.
Système compatible avec la quasi-totalité des logiciels comptables français et étrangers (logiciel par défaut : SAGE). Exemples de logiciels compatibles :
Utilisation d’un logiciel GED (Gestion Electronique de Documents) permettant l’acquisition, le classement, le stockage et l’archivage des documents numérisés.