EXTERNALISEZ VOTRE SERVICE COMPTABLE !

L'externalisation comptable  simplifie l'organisation interne de votre entreprise en vous offrant la flexibilité nécessaire pour vous recentrer sur votre coeur de métier et sur les activités dégageant plus de valeur ajoutée. 

 

Nos compétences

 Des tâches les plus basiques de saisie comptable jusqu'à l'établissement des comptes annuels, nous vous offrons un service conforme aux normes en vigueur en FRANCE, à MAURICE et aux normes internationales.

 

Voici les principaux travaux que nous réaliserons pour vous :

  • Saisie comptable (comptabilisation des achats, comptabilisation  des frais généraux, comptabilisation des ventes, comptabilisation de la trésorerie, comptabilisation de la paie, comptabilisation des autres opérations (déclarations de TVA…)
  • Gestion de la fiscalité (TVA, CVAE…),  déclarations fiscales
  • Gestion des immobilisations,
  • Comptes Clients et fournisseurs,
  • Travaux d’inventaire  et OD de fin d'exercice
  • Etablissement des comptes annuels et de la liasse fiscale,
  • La gestion de la paie et les déclarations sociales,
  • L’assistance juridique,
  • L’accompagnement dans la gestion (tableaux de bord…)

Les comptes annuels seront soumis à l’approbation des actionnaires lors de l'assemblée générale annuelle.

 

L’équipe dédiée à votre projet gère également le dépôt des comptes annuels auprès des différentes autorités et administrations compétentes localement.

 

La Méthode

La mise en place d’un processus d’externalisation exige une forte implication du management et une démarche de partenariat étroit avec le prestataire lors de à tous les stades

de la mise en oeuvre.

 

La démarche de délégation comptable se traduit par la désignation d’un responsable projet placé sous la supervision conjointe de la direction comptable financière de l’entreprise et de l’associé du cabinet prestataire.

 

Le schéma ci-contre détaille les différentes étapes du projet

 

Analyse de l’existant:

Objectif :

Etablir la cartographie de l’organisation comptable en vigueur

Mode d’Imputation des pièces comptables

Formalisation des circuits actuels de flux de documents (Workflow)

Compréhension des modes de traitements comptables en vigueur: système comptable & de gestion propre à l’entreprise, comptabilité analytique &

budgétaire)

Prise en comptes des contraintes de l’entreprises (clôtures périodiques, délais de reporting, déclarations fiscales, etc)

 

Analyse des volumes par circuit comptable

– Achat/fournisseur

– Vente/client

– Trésorerie / règlement.

 

Choix stratégiques délégation des tâches et travaux conservés en interne

 

L’analyse de l’organisation comptable existante en phase 1 permet de définir les enjeux pour optimiser la qualité, la fréquence et la pertinence des informations

financières.

 

A l’issue de cette analyse, une réflexion conjointe client/expert-comptable doit s’initier afin de définir précisément la nature des opérations externalisables et celles qui doivent demeurer en interne.

 

Un cahier des charges matérialise les conclusions à l’issue de cette phase déterminante.

 

Décision d’externaliser

 

La décision de sous-traiter donne lieu à la signature d’une lettre de mission définissant les engagements et obligations du prestataire et du client.

 

5. Mise en place de l'architecture de traitement/ formation

 

La mise en place de l’architecture de traitement s’articule en quatre phases successives:

 

Paramétrages des systèmes et interfaces (logiciel OCR, déversements automatiques, etc);

Rédaction des manuels de procédures

Formation du personnel

 

Mise en oeuvre progressive sur la base de dossiers tests.

Le Fonctionnement

 

 

Plusieurs options sont possibles :

 

  • Externalisation totale : délégation de la totalité des traitements comptables à partir de la transmission des images de scan avec OCR transmises par la société
  • délégation partielle de la tenue de la comptabilité : la société conserve un ou plusieurs employés qui imputent et saisissent les pièces comptables scannées à l’arrivée, les travaux de pointage de comptes, de rapprochements bancaires et de clôtures sont pris en charge par le prestataire
  • délégation totale de la tenue comptable, avec conservation des traitements et des données dans l’entreprise ; les images de pièces scannées et transmises au prestataire sont exploitées par le back office sur le serveur de la société pour l’ensemble des traitements comptables.

Par ailleurs, différents choix d’hebergement sont possibles 

 

  • Serveur hébergé par
  • Traitement à partir du serveur client (accès VPN)

 

Deux options

  1. Saisie en direct, via une connexion à distance sécurisée sur l'outil de production de son client

  2. Saisie à distance, envoie des données comptables sur le site  (serveur informatique localisé en salle blanche 

Un contrôle permanent :

  • Traçabilité des envois et réceptions de fichiers
  • Visibilité et suivi de l’état d’avancé de vos saisies
  • Archivage et association du document à l’écriture comptable, avec possibilité de consultation à distance

 

La sécurité :

  • Transfert de données sécurisé respectant la réglementation en vigueur en France : aucun transfert de données à l'étranger.  Elles restent sur notre serveur  et localisé dans un Data-Center (H.I.T.S) en France.
  • Déclaration CNIL (1500786)
  • Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (HISCOX)
  • Double sauvegarde des données
  • confidentialité clauses les contrats de travail

    Protection du systeme contre les copies

    désactivation des ports cd, USB et des impressions

    acces réseau restreint

La conformité :

  • Utilisation QuadraCompta & QuadraWebExpert, Ciel, Isacompta...
  • Respect des normes comptables françaises
  • Prestations sous la responsabilité et supervision d'un expert - comptable
  • Personnel formé et rigoureux
  • Outils de saisie complètement compatibles avec les principaux logiciels comptables (Sage Coala, Sage 100, EBP, Cegid, Quadratus, Ibiza, CCMX, Isagri...).

SECURITE

 

Une fois les outils mis en place , le fonctionnement au quotidien est trés imple.

 

Il vous suffit de numériser les pièces dont nous ne pouvons pas disposer par nous même en ligne ( relevés bancaires, factures fournisseurs).

Vous vous assurez ainsi par la même d'un classement d'un archivageune et d'une sauvegarde grâce à l'outil GED.

 

Nous faisons tout le reste.!

 

Nos outils

 

Gestion Electronique des Documents Comptables 

 

Nous mettons à votre disposition un outil  pour une transmission simple et efficace des pièces comptables.  Nous améliorons simplement l'organisation interne des documents avec pour objectif d'alléger la charge de travail liée au classement des documents comptables.

- Mise à disposition d'un Scanner de Production

- Une plateforme dédiée et sécurisée pour le dépôt et la transmission des pièces

Un outil simple d'utilisation, Scan and Send.  Il vous suffit d'appuyer sur envoi et vos pièces sont dirigées vers  un espace dédié sur nos serveurs.  En retour, un accusé de réception est envoyé avec une date estimative de fin de traitement de votre dossier.

- Archivage Electronique: les documents ainsi numérisés peuvent être consultés et stockés après le traitement.

 

Nos Garanties:

 

- des procédures d'archivage et d'accès aux données prédéfinies dans un cahier des charges

- une facilité d'accès aux données archivées

- le respect des règles de confidentialité

- la garantie de conservation et de restition des données: restitution en fin de contrat avec possibilité de transfert vers un autre sous-traitant (réversibilité)

- conformité aux normes AFNOR NF Z 42-013, définissant les mesures techniques pour l'enregistrement le stockage et la restitution, le stockage et la restitution des données électroniques

 

 

Nos prestations de saisie se font sous la supervision de l'expert-comptable, inscrit à l'Ordre des Experts Comptables

 

 

􀂉 Du personnel hautement qualifié, bac +4, très motivé

􀂉 Formé aux normes comptables françaises et européennes

􀂉 Travaillant sous les mêmes fuseaux horaires que Paris

􀂉 Encadré sur site par un Manager français et une Responsable mauricienne

􀂉 Piloté depuis Paris par deux managers Expert-Comptables et un responsable informatique (externe).

 

 dispose d’une infrastructure IT et une technologie de pointe :

􀂉 Connexion en temps réel avec le site de l’entreprise et le site de la plateforme tunisienne :

– Connexion en temps réel voix et image via Skype ;

– Données et logiciels (connexion VPN par accès distant sécurisé IPSEC au serveur client, via TSE) ;

– Gestion personnalisée des accès selon profils hiérarchisés.

􀂉 Serveurs « 4- Core », dernière génération, en Raid 5,assurant la continuité de l’exploitation.

􀂉 Trois niveaux de back up :

– Sauvegarde externalisée en salle blanche ;

– Back up local sur périphérique de stockage externe ;

– Deux serveurs système en miroir ;

􀂉 Deux lignes haut débit (liaisons internet), sur des fournisseurs différents (ISP) avec la FRANCE

􀂉 Logiciel de reconnaissance OCR spécifique, intégrant une fonction d’assistance à l’imputation comptable.

􀂉 Système compatible avec la quasi-totalité des logiciels comptables français et étrangers (logiciel par défaut : SAGE). Exemples de logiciels compatibles :

􀂉 Utilisation d’un logiciel GED (Gestion Electronique de Documents) permettant l’acquisition, le classement, le stockage et l’archivage des documents numérisés.