EXTERNALISEZ VOTRE SERVICE COMPTABLE

L'externalisation comptable  simplifie l'organisation interne de votre entreprise en vous offrant la flexibilité nécessaire pour vous recentrer sur votre coeur de métier et sur les activités dégageant plus de valeur ajoutée.

Des tâches les plus basiques de saisie comptable jusqu'à l'établissement des comptes annuels, nous vous offrons un service conforme aux normes en vigueur en France, à l'Ile Maurice et aux normes internationales.

Voici les principaux travaux que nous réaliserons pour vous :

• Saisie comptable (comptabilisation des achats, comptabilisation  des frais généraux, comptabilisation des ventes, comptabilisation de la trésorerie, comptabilisation de la paie, comptabilisation des autres opérations (déclarations de TVA…)
• Gestion de la fiscalité (TVA, CVAE…),  déclarations fiscales
• Gestion des immobilisations,
• Comptes Clients et fournisseurs,
• Travaux d’inventaire  et OD de fin d'exercice
• Etablissement des comptes annuels et de la liasse fiscale,
• La gestion de la paie et les déclarations sociales,
• L’assistance juridique,
• L’accompagnement dans la gestion (tableaux de bord…)

Les comptes annuels seront soumis à l’approbation des actionnaires lors de l'assemblée générale annuelle. L’équipe dédiée à votre projet gère également le dépôt des comptes annuels auprès des différentes autorités et administrations compétentes localement.

La mise en place d’un processus d’externalisation exige une forte implication du management et une démarche de partenariat étroit avec le prestataire lors de à tous les stades de la mise en oeuvre.

La démarche de délégation comptable se traduit par la désignation d’un responsable projet placé sous la supervision conjointe de la direction comptable financière de l’entreprise et de l’associé du cabinet prestataire.

Le schéma ci-contre détaille les différentes étapes du projet.

1. Analyse de l’existant :

• Etablir la cartographie de l’organisation comptable en vigueur
• Déterminer le mode d’imputation des pièces comptables
• Formaliser les circuits actuels de flux de documents (Workflow)
• Comprendre les modes de traitements comptables en vigueur : système comptable propre à l’entreprise, comptabilité analytique & budgétaire
• Prendre en compte les contraintes de l’entreprises (clôtures périodiques, délais de reporting, déclarations fiscales, etc)

2. Analyse des volumes par circuit comptable :

• Achat/fournisseur,
• Vente/client,
• Trésorerie/règlement.

3. Choix  des tâches externalisées et travaux conservés en interne

L’analyse de l’organisation comptable existante en phase 1 permet de définir les enjeux pour optimiser la qualité, la fréquence et la pertinence des informations

financières. A l’issue de cette analyse, une réflexion conjointe client/expert-comptable doit s’initier afin de définir précisément la nature des opérations externalisables et celles qui doivent demeurer en interne. Un cahier des charges matérialise les conclusions à l’issue de cette phase déterminante.

4. Décision d’externaliser : signature d’une lettre de mission définissant les engagements et obligations du prestataire et du client

5. Mise en place de l'architecture de traitement/formation

• Paramétrages des systèmes et interfaces (logiciel OCR, déversements automatiques, etc),
• Rédaction des manuels de procédures,
• Formation du personnel,
• Mise en oeuvre progressive sur la base de dossiers tests.

 Plusieurs options sont possibles :

• Externalisation totale : délégation de la totalité des traitements comptables à partir de la transmission des images de scan avec OCR transmises par la société,
• Délégation partielle : la société conserve un ou plusieurs employés qui imputent et saisissent les pièces comptables scannées à l’arrivée, les travaux de pointage de comptes, de rapprochements bancaires et de clôtures sont pris en charge par le prestataire,
• Délégation totale en local à distance : conservation des traitements et des données dans l’entreprise : les images de pièces scannées et transmises au prestataire sont exploitées sur le serveur de la société pour l’ensemble des traitements comptables.

Par ailleurs, différents choix hébergement sont possibles :

• Serveur hébergé par
• Traitement à partir du serveur client (accès VPN)

Deux options :

1. Saisie en direct, via une connexion à distance sécurisée sur l'outil de production de son client
   

2. Saisie à distance, envoie des données comptables sur le site  (serveur informatique localisé en salle blanche) 

Un contrôle permanent :

• Traçabilité des envois et réceptions de fichiers
• Visibilité et suivi de l’état d’avancée de vos saisies
• Archivage et association du document à l’écriture comptable, avec possibilité de consultation à distance

La sécurité :

• Transfert de données sécurisé respectant la réglementation en vigueur en France : aucun transfert de données à l'étranger. Elles restent sur notre serveur  et localisées dans un Data-Center (H.I.T.S) en France.
• Déclaration CNIL (1500786)
• Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (HISCOX)
• Double sauvegarde des données

• Confidentialité clauses les contrats de travail

• Protection du système contre les copies : désactivation des ports cd, USB et des impressions, accès réseau restreint

La conformité :

• Utilisation QuadraCompta & QuadraWebExpert, Ciel, Isacompta...
• Respect des normes comptables françaises
• Prestations sous la responsabilité et supervision d'un expert - comptable
• Personnel formé et rigoureux
• Outils de saisie complètement compatibles avec les principaux logiciels comptables (Sage Coala, Sage 100, EBP, Cegid, Quadratus, Ibiza, CCMX, Isagri...).

Sécurité :

Une fois les outils mis en place, le fonctionnement au quotidien est très simple : il vous suffit de numériser les pièces dont nous ne pouvons pas disposer par nous même en ligne (relevés bancaires, factures fournisseurs). Vous vous assurez ainsi par la même occasion d'un classement d'un archivage et d'une sauvegarde grâce à l'outil GED (Gestion Electronique des Documents).